Eine Abwesenheitsnotiz richten Sie in Outlook über die „Automatischen Antworten“ ein: im neuen Outlook und im Web unter Einstellungen → Konten bzw. Konto → Automatische Antworten, im klassischen Outlook unter Datei → Automatische Antworten. Mit einem Zeitraum schaltet sich die Notiz zum Urlaubsende von selbst ab. Bei Gmail-, Yahoo- oder anderen IMAP-Konten fehlt die Funktion – dort hilft nur eine Regel.
| Outlook-Version | Weg zur Abwesenheitsnotiz |
|---|---|
| Neues Outlook für Windows | Ansicht → Einstellungen anzeigen → Konten → Automatische Antworten |
| Klassisches Outlook (Windows) | Datei → Automatische Antworten |
| Outlook im Web / Outlook.com | Einstellungen → Konto → Automatische Antworten |
| Outlook für Mac | Extras → Automatische Antworten |
| Outlook-App (iPhone, Android) | Einstellungen → Ihr Konto → Automatische Antworten |
Wie stelle ich die Abwesenheitsnotiz im neuen Outlook ein?
Das neue Outlook ist auf vielen Windows-11-Rechnern inzwischen Standard. Erkennbar ist es am schlichten Menüband ohne den Reiter „Datei“.
- Öffnen Sie oben die Registerkarte Ansicht und wählen Sie Einstellungen anzeigen.
- Gehen Sie zu Konten → Automatische Antworten.
- Schalten Sie „Automatische Antworten“ ein.
- Haken Sie „Antworten nur während eines Zeitraums senden“ an und tragen Sie Start und Ende ein.
- Schreiben Sie Ihren Text und klicken Sie auf Speichern.
Mit einem Firmen- oder Schulkonto sehen Sie zusätzlich eine Option für Antworten außerhalb Ihrer Organisation. Microsoft weist darauf hin: Ohne Einschränkung geht die Notiz dann auch an Newsletter, Werbung und Spam. Die Einstellung „Antworten nur an Kontakte senden“ ist deshalb meist die bessere Wahl.
Wie geht es im klassischen Outlook?
- Klicken Sie links im Menüband auf Datei.
- Wählen Sie Automatische Antworten. Fehlt die Schaltfläche, nutzen Sie ein POP- oder IMAP-Konto (siehe unten).
- Aktivieren Sie „Automatische Antworten senden“ und legen Sie optional einen Zeitraum fest.
- Tragen Sie den Text unter „Innerhalb meiner Organisation“ und, falls gewünscht, „Außerhalb meiner Organisation“ ein.
- Bestätigen Sie mit OK.
Solange die Notiz aktiv ist, zeigt Outlook unter dem Menüband einen gelben Hinweis. Darüber lässt sie sich mit „Deaktivieren“ auch wieder abschalten.
Wo finde ich die Abwesenheitsnotiz in Outlook im Web und auf dem Mac?
In Outlook im Web und bei Outlook.com klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad und öffnen Konto → Automatische Antworten. Die Schritte sind fast identisch mit dem neuen Outlook. Am Mac öffnen Sie im Bereich „E-Mail“ das Menü Extras → Automatische Antworten, wählen das Konto aus und aktivieren „Automatische Antworten senden“. Das Start- und Enddatum legen Sie dort über einen eigenen Schalter fest.
Unterwegs geht es auch mit der Outlook-App: Profilbild antippen, Zahnrad öffnen, Ihr Konto wählen und „Automatische Antworten“ einschalten. Die Notiz läuft auf dem Server und gilt damit überall – egal, wo Sie sie eingerichtet haben.
Was tun, wenn „Automatische Antworten“ fehlt?
Die Funktion gibt es nur für Exchange- und Microsoft-365-Konten sowie Outlook.com. Haben Sie in Outlook ein Gmail-, GMX- oder anderes IMAP-Postfach eingebunden, fehlt der Menüpunkt. Microsoft empfiehlt dann eine Regel, die eingehende Mails mit einer Vorlage beantwortet. Der Haken: Diese Regel arbeitet nur, solange Outlook auf Ihrem Rechner läuft. Zuverlässiger ist es, die Abwesenheitsnotiz direkt beim Mailanbieter im Browser einzurichten.
Klemmt Outlook gerade ganz, liegt es nicht immer an Ihnen: Wie Sie eine Microsoft-Störung erkennen, lesen Sie in unserem Beitrag zur aktuellen Microsoft-365-Störung.
Was sollte in der Abwesenheitsnotiz stehen?
Kurz bleibt besser. Drei Angaben reichen meist: bis wann Sie weg sind, ob Mails weitergeleitet werden und wer in dringenden Fällen hilft. Ein Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich 2. Januar nicht im Büro und lese meine E-Mails in dieser Zeit nicht. In dringenden Fällen erreichen Sie Frau Müller unter mueller@firma.de.“ Für externe Absender sollten Sie auf private Details wie Reiseziele verzichten.
Häufige Fragen
Wie oft sendet Outlook die Abwesenheitsnotiz?
Laut Microsoft Support erhält jeder Absender die Antwort während Ihrer Abwesenheit einmal – nicht bei jeder Mail erneut.
Muss Outlook am PC laufen?
Nein, bei Exchange, Microsoft 365 und Outlook.com nicht. Nur bei der Regel-Lösung für IMAP-Konten.
Endet die Notiz automatisch?
Nur, wenn Sie einen Zeitraum eingetragen haben. Sonst müssen Sie sie nach der Rückkehr selbst ausschalten.
