In diesem Tutorial möchte ich dir zeigen, wie du relativ schnell in InDesign ein Social Media Template erstellst, aus dem du dann mit einer csv Datei unzählige Bildposts automatisiert im selben Look generierst.

Angenommen du möchtest 10 Social Media Bildposts erstellen. Dann wäre eine Möglichkeit, in InDesign (Werbung) ein Dokument mit 10 Seiten zu erstellen. Um sicherzustellen, dass jeder Bildpost dasselbe Design hat, könntest das über eine Masterseite festlegen.

Bei 10 Posts wäre das sicherlich noch machbar. Was, wenn du aber wesentlich mehr erstellen möchtest? Möglicherweise sogar dieselben Posts in verschiedenen Sprachen? Also eine große Social-Media-Kampagne mit vielen Bildposts.

Dann wäre eine Möglichkeit, alle sich verändernden Texte in einer Excel-Tabelle festzuhalten. In InDesign designst du dann nur eine Seite und erklärst dem Programm, welche Daten aus der Exceltabelle es wo platzieren soll. Also im Prinzip wie eine Serienbrieffunktion in Microsoft Word (Werbung).

Und genau das machen wir jetzt.

Mit Excel eine csv-Datei für die InDesign Datenzusammenführung vorbereiten

In Excel legst du für jede Variable eine Spalte an. Eine Variable ist in diesem Fall jeder Text, der sich in deinem InDesign-Template automatisch verändern soll.

In meinem nachfolgenden Beispiel habe ich also in Spalte A die Nummern „No.“ und Spalte B den Text, den ich auf den Bildposts haben möchte.

InDesign kann keine klassischen Excel-Dateien lesen, ausschließlich csv-Dateien. Deshalb wählst jetzt „Speichern unter“ und veränderst in dem Dropdown-Menü unterhalb des Dateinamens den Dateityp auf „CSV (Trennzeichen-getrennt) *.csv„.

InDesign Datenzusammenführung für Social Media Kampagnen nutzen

  1. Jetzt legst du in InDesign dein Dokument wie gewünscht an. Du definierst die Abmessungen und designst alle statischen Elemente nach deinem Gusto (Text, Bilder, …), die auf allen Bildposts gleich bleiben. Hier ist mein einfaches Beispiel.
    Ich habe hier eine feste Headline „Social Media Post“ und zwei leere Textrahmen.
  1. Dann aktivierst du Fenster > Hilfsprogramme > Datenzusammenführung
  2. Im Menü der Datenzusammenführung klickst du auf den Sandwich-Button (rot markiert) und gehst auf „Datenquelle auswählen„.
  1. Hier wählst du die vorher erstellte csv-Datei. Jetzt solltest du die Tabellenspaltennamen, also deine Variablen, sehen. In meinem Fall „No.“ und „Text“.
  1. Die Variablen ziehst du per Drag’n’Drop an die gewünschten Stellen in deinem Layout. In meinem Fall sieht das dann wie folgt aus. Die << >> zeigen dir die Variablen.
  1. Im Fenster der Datenzusammenführung kannst du jetzt die Vorschau aktivieren.
  1. Mit den Pfeilen daneben springst du durch alle Felder der csv-Datei, um zu kontrollieren, ob alle Daten ordentlich ausgegeben werden.
  2. Um jetzt aus dem Dokument, einzelne „Seiten“ bzw. Social Media Posts zu erstellen, gehst du erneut auf den Sandwich-Button und dann auf „Zusammengeführtes Dokument erstellen…
  1. Es folgt ein Menü, in dem du noch einige Einstellungen tätigen kannst. Mit „OK“ erstellst du ein „zusammengeführtes Dokument“. Anschließend prüft InDesign, ob im Dokument Übersatztext entstehen wird, – also ob vereinzelte Texte zu lang für die Textboxen sind.
  2. Am Ende erhältst du das zusammengeführte Dokument. Jeder Post ist nun als eine EInzelseite verfügbar, die du bei Bedarf auch nochmal anpassen könntest. Die einzelnen Seiten kannst du als jpg Bilddateien über Datei > Exportieren erstellen.

Bilder bei der InDesign Datenzusammenführung richtig nutzen

Bisher haben wir nur Texte über die csv-Datei in InDesign integriert. Das war einfach. Wenn Du zusätzlich Abbildungen, wie Fotos, Logos oder andere Bilder, in deine Posts integrieren möchtest, geht das wie folgt:

  1. In der csv-Datei erstellt du eine weitere Spalte. In dieser Spalte referenzieren wir die Bilddateien je Post – wir erklären InDesign, wo es die gewünschte Datei findet.
  2. Anders wie bei einfachen Texten, muss der Spaltenname bei Bildern mit einem @-Zeichen beginnen!
    Wichtig: Wenn du einfach „@Bild“ in die Spalte tippst, wirst du merken, dass das nicht funktioniert. Mit dem @-Befehl versucht Excel nämlich eine Funktion auszuführen.
    Lösung: Du musst Excel erklären, die Eingabe als reinen Text zu behandeln. Das machst du über einen vorangestellten Hochstrich. Der Inhalt der Zelle ist also ‚@Zelle.
  1. Die Datei speicherst du dann wieder als csv ab.
  2. In der Datenzusammenführung in InDesign gehst du dann erneut auf den Sandwich-Button und wählst „Datenquelle aktualisieren„. Dann sollte als neue Variable deine Bild-Referenz erscheinen
  1. Du legst einen Platzhalter-Rahmen an und ziehst die Variable mit Drag’n’Drop auf diesen Rahmen.
  1. Über die Pfeile im Menü der Datenzusammenführung kannst du wieder durch die Vorschau springen.

Optionen für Inhaltsplatzierung:

Du kannst das Verhalten der Bilder im Layout wie folgt konfigurieren: Sandwich-Button > Optionen für Inhaltsplatzierung

In diesem Kontextmenü kannst du das Skalierungsverhalten der Bilder einstellen. Also, ob die sich Bilder proportional an den Rahmen anpassen oder den Rahmen komplett ausfüllen sollen.

Exportierte InDesign-Bilder nachträglich korrekt umbenennen

Wenn du die Bilder am Ende als Bilddateien exportierst, hast du leider keinen Einfluss auf die Benennung der Dateien. InDesign nummeriert die Bilder einfach aufsteigend.

Wie du nachträglich die Dateien entsprechend deiner Daten aus der csv-Datei umbenennen kannst, erkläre ich in einem weiteren Artikel.


Ich hoffe, ich konnte deine Content-Produktion für Social-Media hiermit etwas effizienter machen. Wenn du Fragen oder Ideen hast, lass mir gerne einen Kommentar da.

Autor

Hallo, ich bin Marko. Beruflich im Marketing-Bereich tätig, privat mit großem Interesse an Technik, Web und Multimedia. Ich tüftle, bis ich eine Lösung gefunden habe. Seit 2013 teile ich diese Lösungen auf techify. Baujahr 1986, ursprünglich aus der Rheinnebene, heute zuhause im Raum Stuttgart. Du findest mich auch auf Twitter.

Hinterlasse einen Kommentar