Der Outlook Kalender ist vermutlich eine der weltweit meist genutzten Software – mit unzähligen Funktionen und vielfältigen Möglichkeiten. Doch die meisten Anwender kratzen im Alltag nur an der Oberfläche des Möglichen. Mit diesen 10 Tipps nutzt du den Outlook Kalender garantiert effizienter.

Übersicht der Tipps

  1. Termindaten mit natürlicher Sprache finden: „heute in 4 Wochen“
  2. Den Datums-Navigator effizient nutzen
  3. Auf E-Mails mit einer Besprechung antworten
  4. Aus einer E-Mail einen Termin erstellen
  5. Eine Besprechung oder Termin kopieren
  6. Die Zeitskala im Outlook Kalender feiner aufteilen
  7. Mehrere Zeitzonen im Kalender anzeigen
  8. Mehrere Kalender nebeneinander und übereinander einblenden
  9. Outlook Kalender in separaten Fenster anzeigen
  10. Besprechungen automatisch später starten oder frühen beenden

1. Termindaten mit natürlicher Sprache finden: „heute in 4 Wochen“

„Dazu sollten wir uns nochmal in 4 Wochen zusammensetzen. Ich stelle uns einen Termin ein.“

Aber wann genau ist „heute in 4 Wochen„? Klar, du kannst in der Besprechungsanfrage die Monatsansicht auswählen und 4 Wochen vorwärts zählen. Das ist aber äußerst unpraktisch.

Viel schneller geht das mit „natürlicher Sprache“, wie es Microsoft nennt. Anstatt ein festes Datum direkt einzugeben, verwendest du im Datumsfeld einfach natürliche Formulierungen. Outlook errechnet dann selbstständig das korrekte Datum.

Hier einige Beispiele:

  • heute in 4 Wochen
  • Freitag nächste Woche
  • Erster Montag im Juli

Auch mit einigen, leider nicht allen, Feiertagen kommt Outlook klar:

  • Ein Tag vor Weihnachten
  • Donnerstag nach Neujahr

2. Den Datums-Navigator effizient nutzen

In der Standard-Kalenderansicht ist auf der linken Seite der Datums-Navigator. Normalerweise werden dort nur der aktuelle und ein folgender Monat angezeigt.

Mehr Überblick durch mehr Monate

Zunächst ein simpler Trick: Wenn du mit der Maus die Linie zwischen dem Datums-Navigator und des eigentlichen Kalenders berührst, kannst du den Bereich des Navigators vergrößern. So zeigt dir Outlook mehr Monate in der Übersicht an, wie im obigen Screenshot.

Gezielt bestimmte Tage im Datums-Navigator auswählen

Für einen schnelleren Überblick der anstehenden Termine, kannst du gezielt bestimmte Tage auswählen. Das ist besonders praktisch, wenn du deine Verfügbarkeit an unterschiedlichen Tagen überprüfen möchtest. Dazu wechselst du zunächst in die Tagesansicht.

Dann klickst du im Navigator mit gedrückter STRG-Taste einzelne Tage direkt an. Der Kalender rechts zeigt dann nur diese Tage an.

Gezielt ganze Wochen auswählen

Du kannst auch ganze Wochen gezielt auswählen. Wenn du die Maus an die linke Seite einer Kalenderzeile führst, wechselt der Mauscursor. Mit einem Klick wählst du dann die gesamte Woche aus. Mit gedrückter STRG-Taste kannst du so auch zwei unterschiedliche Wochen miteinander vergleichen.

3. Auf E-Mails mit einer Besprechung antworten

Es kommt nicht selten vor, dass eine E-Mail-Kommunikation im E-Mail-Ping-Pong endet. Sinnvoller ist es dann, die Diskussion in einer direkten Besprechung fortzuführen.

Damit alle Teilnehmer der Besprechung die vorangegangene E-Mail-Diskussion kennen, kannst du den E-Mail-Inhalt komplett kopieren und in die Besprechungs-Details einfügen. Aber das geht natürlich einfacher.

Du erzeugst einfach aus einer E-Mail direkt eine Besprechungsanfrage. Outlook übernimmt automatisch den Betreff als Termintitel, alle Empfänger der Mail als Teilnehmer des Meetings und den gesamten E-Mail-Verkehr als Besprechungsnotiz.

In der Ribbon-Liste oben findest du die bekannten Buttons für „Antworten“ und „Allen Anworten“. Neben dem „Weiterleiten“ findest du, etwas versteckt, den Button, um auf eine E-Mail mit einer Besprechung zu antworten.

4. Aus einer E-Mail einen Termin erstellen

Nicht jedes Thema muss mit Kolleg*innen besprochen werden. Oftmals blockiere ich mir in meinem Kalender einfach einen Termin, damit ich mir Zeit für ein Thema nehmen kann.

Ähnlich wie beim vorherigen Tipp, kannst du aus einer E-Mail auch einen normalen Termin erzeugen. Dazu schiebst du die Mail einfach mit gedrückter linker Maustaste (drag’n’drop) auf das Kalender-Symbol unten links.

Outlook öffnet dann das Fenster, um den Termin zu erstellen – vorausgefüllt mit dem Mail-Betreff als Termintitel und dem E-Mail-Inhalt als Terminbeschreibung.

5. Eine Besprechung oder Termin kopieren

Erstellte Termine lassen sich natürlich in der Kalenderansicht per Drag’n’Drop ganz einfach verschieben. Du kannst aber Termine ebenso einfach kopieren.

Dazu wählst du den Termin aus und hältst die STRG-Taste gedrückt. Dann schiebst du die Kopie an die gewünschte Stelle.

Das funktioniert auch mit Besprechungen, zu denen du andere Teilnehmer eingeladen hast. Nach dem Kopieren öffnest du dann die kopierte Besprechung und sendest die Einladung an alle ab.

6. Die Zeitskala im Outlook Kalender feiner aufteilen

In der Standardansicht zeigt dir Outlook deine Wochenübersicht in 30 Minuten Abschnitten an. Für einen besseren Überblick, gerade bei vielen überlappenden Terminen, kannst du die Ansicht feiner darstellen lassen.

Möglich ist die Aufteilung in 60, 30 (Standard), 15, 10, 6 oder 5 Minuten-Intervalle. Klicke mit rechter Maustaste auf die linke Zeitachse. Im Kontextmenü findest du die verschiedenen Optionen.

7. Mehrere Zeitzonen im Kalender anzeigen

Wenn du mit Kolleg*innen in unterschiedlichen Zeitzonen arbeitest, kennst du das Problem: es ist nicht leicht, eine Besprechungsanfrage zu planen, die zu einer humanen Zeit für alle Teilnehmer stattfindet.

Deshalb kannst du in der Kalender-Ansicht die Zeitskala um bis zu zwei weitere Zeitzonen erweitern. Das sieht dann so aus:

Die zwei weiteren Zeitzonen aktivierst du so: Mache einen Rechtsklick auf die Zeitskala und wähle Zeitzone ändern…

In den Einstellungen aktivierst du die gewünschten Zeitzonen und legst sogar eine eigene Beschriftung für sie fest.

8. Mehrere Kalender nebeneinander und übereinander einblenden

In Outlook kannst du mehrere Kalender aus verschiedenen Quellen einsehen und benutzen – selbst erstellte Kalender, Kalender von Kolleg*innen oder auch Kalender aus dem Internet.

Um mehrere Kalender gleichzeitig anzuzeigen, wählst du die entsprechenden Kalender in der linken Ansicht aus.

Im Standardverhalten zeigt dir Outlook diese Kalender jetzt nebeneinander.

Wenn du im rechten Kalender auf den kleinen Pfeil neben dem Kalendernamen klickst, legt Outlook beide Kalender übereinander.

Jetzt kannst du schneller überlappende Termine erkennen.

9. Outlook Kalender in separaten Fenster anzeigen

Wenn du eine E-Mail lesen und parallel einen Termin erstellen möchtest, ist das Hin- und Herwechseln zwischen E-Mail und Kalender äußerst nervig.

Einfacher ist es, den Outlook Kalender in einem neuem Fenster zu öffnen. Dazu klickst du mit Rechtsklick unten links auf das Kalender-Icon.

So kannst du auch den Kalender sogar auf einen zweiten Monitor schieben.

10. Besprechungen automatisch später starten oder frühen beenden

Wer einen vollen Terminkalender mit vielen Besprechungen hat, springt oft von einem (virtuellen) Meeting ins nächste. Oft ohne Pause dazwischen. Auch dafür bietet Outlook eine Lösung: Du kannst standardmäßig deine erstellten Besprechungen früher enden oder später starten lassen.

Dazu gehst du in die Outlook Kalender Einstellungen. Mache einen Rechtsklick unten links auf das Kalender-Icon und wähle Optionen.

Dort findest du die Option Verkürzen von Terminen und Besprechungen. Aktivere die Option und lege fest wie viele Minuten deine Termine verkürzt bzw. verspätet werden sollen.

Ich hoffe, diese Tipps für den Outlook Kalender haben dir weitergeholfen.
Hast du weitere Tipps? Oder Fragen? Dann hinterlasse mir doch einen Kommentar.

Hinterlasse einen Kommentar